Trosolwg o Becyn Cymorth Cofnodion mewn Perygl
Mae’r adnoddau a’r canllawiau canlynol yn ymwneud â chynnal arolwg ar gofnodion a monitro’r risg. Maent wedi’u dwyn ynghyd fel rhan o brosiect Cofnodion mewn Perygl Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru, prosiect a ariennir gan Gronfa Archifau Covid-19 yr Archifau Gwladol.
Mae prif elfennau ffocws y prosiect wedi cynnwys:
- monitro parhaus ar gwmnïau sydd mewn trafferthion ariannol ledled Cymru er mwyn canfod a oes unrhyw un ohonynt yn gartref i gasgliadau bregus sydd â gwerth archifol posibl;
- cynnal arolwg o bell ar gadw cofnodion ymhlith busnesau ac elusennau yng Nghymru i nodi cyfleoedd i gefnogi cadwraeth archifol fewnol neu gadwrfa archif allanol o bosibl yn eu caffael.
Trefnwyd y canllawiau isod yn ddau brif linyn hefyd. Mae’r cyntaf (‘Adnoddau Cofnodion mewn Perygl’) yn rhoi gwybodaeth am ganfod ac achub archifau a chofnodion sydd mewn perygl mewn cwmnïau ansolfent. Mae’n cynnwys canllawiau a grëwyd ar ran CACC fel rhan o’r prosiect Cofnodion mewn Perygl ei hun, yn ogystal ag adnoddau gan bartneriaid allanol megis y Tîm Rheoli Argyfwng.
Mae’r ail (‘Adnoddau yn ymwneud â sut i gynnal arolwg o gofnodion’) yn cynnwys canllawiau ar sut i gynnal arolwg o bell ar gadw cofnodion mewn sefydliadau allanol fel elusennau a busnesau, ynghyd â dolenni i adnoddau allanol ychwanegol ynghylch cynnal arolygon ar gofnodion yn fwy cyffredinol.
Yn y dyfodol, bydd y pecyn cymorth hwn hefyd yn ffordd i fusnesau bychain gael canllawiau ar gadwraeth ddigidol; sef canllawiau wedi’u comisiynu gan CACC ac sydd wrthi’n cael ei ddatblygu gan y Gynghrair Cadwraeth Ddigidol gyda’r bwriad ar hyn o bryd o’u cyhoeddi ym mis Mehefin 2022.
Adnoddau Cofnodion mewn Perygl
canllawiau cacc: Monitro Ansolfedd ac Achub Cofnodion Busnes
Yn y canllawiau isod, a’r cyflwyniad cysylltiedig, ceir trosolwg o’r broses sut i achub cofnodion busnes sydd mewn perygl oherwydd problemau ariannol y cwmni, ac mae’n sôn am y camau gweithredu o’r ymchwilio a’r monitro hyd at gaffael cofnodion gan gwmni ansolfent. Ymhlith gwybodaeth arall, mae’n cynnwys siart llif sy’n amlinellu prif gamau’r broses, canllawiau ar derminoleg ansolfedd corfforaethol, a gwybodaeth ynghylch cysylltu ag ymarferwyr ansolfedd. Bwriadwyd y canllawiau ar gyfer archifyddion a gwasanaethau archifau yng Nghymru yn bennaf ond gallant fod yn ddefnyddiol i unrhyw un sydd â diddordeb mewn achub cofnodion gan gwmnïau ansolfent.
Cliciwch yma i lawrlwytho’r canllawiau fel dogfen pdf.
Mae tiwtorial fideo ategol ar gael yma.
Canllawiau gan y Tîm Rheoli Argyfwng
Mae’r Tîm Rheoli Argyfwng yn cydlynu ymdrechion ledled Cymru, Lloegr a’r Alban i achub cofnodion busnesau sydd mewn perygl oherwydd ymddatod (liquidation), mynd i ddwylo’r gweinyddwyr (administration), cwmni/sefydliad arall yn eu cymryd drosodd ac amgylchiadau eraill lle gallai cofnodion busnes fod mewn perygl. Ymysg adnoddau eraill, mae’r tîm wedi cyhoeddi canllawiau defnyddiol ar gyfer archifyddion ac ymarferwyr ansolfedd sy’n amlinellu’r broses ar gyfer achub cofnodion. Mae’r canllawiau ar gael yn Saesneg ar y wefan ‘Managing Business Archives’ ac maent wedi’u cyfieithu i’r Gymraeg, gyda chaniatâd y Tîm Rheoli Argyfwng, ac ar gael ar ein gwefan ni yma.
Adnoddau ychwanegol ar gyfer monitro risg
Mae adnoddau pellach, sy’n cynnwys templed ar gyfer nodi cofnodion mewn perygl a chanllawiau gan gyrff proffesiynol ar gael yma.
Adnoddau yn ymwneud â sut i gynnal arolwg o gofnodion
Cynnal Arolwg o Bell ar Gofnodion: Canllawiau i wasanaethau archifau
Yn y ddogfen hon ceir amlinelliad o’r broses achub cofnodion busnes, a hynny o’r cam ymchwil a monitro hyd at gaffael cofnodion cwmni ansolfent. Mae’n cynnwys canllawiau ar derminoleg ansolfedd gorfforaethol, gan gynnwys y termau pwysicaf ar gyfer archifyddion, a chyngor ar sut i gysylltu ag ymarferwyr ansolfedd. Mae ein gwaith yn datblygu’r canllawiau yn seiliedig ar y profiad o gynnal arolwg o bell ar gadw cofnodion ymhlith busnesau ac elusennau ledled Cymru fel rhan o brosiect Cofnodion mewn Perygl CACC.
Mae’r ddogfen yn amlinellu methodoleg ar gyfer cynllunio a chynnal arolwg, gan gynnwys sut i ddatblygu meini prawf dethol er mwyn adnabod amrywiaeth o sefydliadau i fod yn rhan. Ceir canllawiau ar ddefnyddio ffynonellau data cyhoeddus agored megis cofrestri Tŷ’r Cwmnïau a’r Comisiwn Elusennau i ymchwilio a chanfod sefydliadau targed. Mae’n cynnwys enghreifftiau o sut i dargedu sefydliadau drwy feini prawf dethol yn ôl rhanbarth a sector ac felly dylai fod o ddiddordeb i wasanaethau archifau sydd â chylch gwaith penodol i gasglu yn ôl daearyddiaeth, megis gwasanaethau archifau awdurdodau lleol, yn ogystal ag archifau pynciau arbenigol.
Gan ddefnyddio enghreifftiau o arolwg CACC ar fusnesau ac elusennau yng Nghymru, mae hefyd yn manylu ar opsiynau amrywiol ar gyfer cynllunio a chynnal arolwg o bell, gan gynnwys awgrymiadau ar gyfer y mathau o gwestiynau y gellir eu cynnwys ar ffurflen holiadur arolwg o bell.
Cliciwch yma i lawrlwytho’r canllawiau.
Mae tiwtorial fideo ategol ar gael yma.
Adnoddau ychwanegol
Mae adnoddau pellach ar gael yma.
Cadwraeth ddigidol i fusnesau bychain: canllaw rhagarweiniol
Mae arferion cadw cofnodion a chadwraeth ddigidol cadarn yn ganolog i reoli gwybodaeth, ac i sicrhau treftadaeth ddiwylliannol busnesau beth bynnag yw eu maint. Fodd bynnag, drwy’r arolwg a gynhaliwyd fel rhan o’n prosiect Cofnodion mewn Perygl, canfuom mai ychydig o ganllawiau sydd yn bodoli ar gadw cofnodion digidol sydd wedi’u hanelu’n benodol at gwmnïau bach. Er mwyn mynd i’r afael â hyn, mae’r Glymblaid Cadwraeth Ddigidol (DPC) wedi cyhoeddi dogfen ganllaw a gomisiynwyd gan Gyngor Archifau a Chofnodion Cymru sy’n amlinellu arferion gorau ar gyfer sefydliadau bach ac yn eu cynorthwyo i weithredu eu camau cyntaf tuag at gadwraeth ddigidol.
Mae’r ddogfen yn cynnwys cyflwyniad deg cam ar sut y gall busnesau bach ddechrau gweithredu arferion gorau cadwraeth ddigidol, gan gynnwys:
- cadw cofnodion;
- enwi a threfnu ffeiliau;
- dogfennaeth cadwraeth;
- fformatau ffeiliau a storio;
- seiberddiogelwch; a
- cynllunio ar gyfer cadwraeth hirdymor.
Mae’r canllawiau hefyd yn amlinellu arwyddocâd cadw cofnodion digidol a rhai o’r camsyniadau ynghylch arferion cadwraeth ddigidol. Mae’r canllawiau ar gael yn Gymraeg ac yn Saesneg, ac maent wedi’i anelu at fusnesau bach nad oes ganddynt bolisi cadwraeth ar waith, ac nad ydynt o bosibl yn cyflogi gweithwyr TG na gweithwyr gwybodaeth proffesiynol. Cyhoeddir y ddogfen o dan Drwydded Llywodraeth Agored ac rydym yn annog unrhyw fusnesau bach o fewn y cymunedau rydych chi’n eu gwasanaethu i’w dosbarthu.
Hoffem ddiolch i’r Glymblaid Cadwraeth Ddigidol am awdurdodi’r canllawiau hyn a Chronfa Archifau Covid-19 yr Archifau Gwladol a alluogodd eu cyhoeddi.
Cofrestr polisïau datblygu casgliadau yng ngwasanaethau archifau Cymru
Rydym wedi datblygu cofrestr o bolisïau datblygu casgliadau nifer o wasanaethau archifau i helpu gwasanaethau, darpar roddwyr, ac unigolion eraill i nodi’r lleoliadau mwyaf addas i gartrefu archifau a chofnodion ledled Cymru.
Mae’r dolenni isod yn mynd â chi i’r dudalen berthnasol ar gyfer pob gwasanaeth archifau. Yma gallwch weld eu polisïau datblygu casgliadau neu gael rhagor o wybodaeth am eu cylch gwaith casglu a’u canllawiau adneuo.