Mae rôl Archifydd yn un eang ac mae’n cwmpasu nifer o sgiliau a chyfrifoldebau megis dewis pa ddeunyddiau archifol i’w cadw, catalogio’r eitemau a disgrifio eu cynnwys, a phennu trefniadau ar gyfer mynediad cyhoeddus i’r casgliad. Cyfrifoldeb pennaf yr archifydd, fodd bynnag, yw sicrhau bod modd cadw’r cofnodion yn eu gofal yn ddiogel ac yn barhaol. Wrth wneud hynny, mae’r risgiau y mae’n rhaid i archifwyr mynd i’r afael â nhw yn niferus.
Maent yn amrywio o’r risgiau bob dydd a achosir gan amodau storio amgylcheddol annigonol, neu’r rhai sy’n gysylltiedig â chadwraeth ddigidol megis caledwedd a fformatiau darfodus, i effeithiau mwy trychinebus fel tân, lladrata a thrychinebau naturiol. Mae llawer o’r risgiau hyn i gofnodion wedi’u dwysáu gan y bandemig Covid-19 gan fod cau safleoedd busnes wedi atal mynediad at y cofnodion er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cadw’n ddiogel. Mae’r heriau economaidd sydd wedi dod yn sgil y pandemig hefyd wedi bygwth buddsoddiad mewn casgliadau archifau, ac wedi rhoi busnesau, elusennau a chreawdwyr cofnodion eraill mewn perygl o fethu’n ariannol.
Mewn ymateb i’r ansicrwydd cynyddol hwn, mae The National Archives wedi sefydlu cronfa, trwy grant o £500,000 gan Drysorlys Ei Mawrhydi, i gefnogi’r gwaith o ddiogelu casgliadau sydd mewn perygl. Hyd yma mae’r gronfa, sy’n cael ei dosbarthu ar draws 25 o sefydliadau, wedi hwyluso’r broses o gaffael nifer o gasgliadau ledled y DU, ac wedi helpu i sicrhau cadwraeth a storfeydd i gasgliadau eraill yng ngofal eu ceidwaid. Yn ogystal, mae’r gronfa yn cefnogi pedwar prosiect i arolygu cofnodion, gan gynnwys y prosiect Cofnodion mewn Perygl sy’n cael ei gynnal ar hyn o bryd ar ran Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru gyda chefnogaeth Llyfrgell Genedlaethol Cymru.
Mae ein prosiect, a ddechreuodd ym mis Gorffennaf 2021 ac a fydd yn parhau hyd at fis Mawrth 2022, yn canolbwyntio’n bennaf ar risgiau i gofnodion a gedwir y tu allan i gadwrfeydd archifau sefydledig, gan gynnwys cofnodion busnes ac elusennol yn benodol. Elfen allweddol yw monitro methdaliad cwmnïau o Gymru sy’n mynd i ddwylo gweinyddwyr, neu’n cael eu dirwyn i ben. Cynhelir hyn bob pythefnos drwy ymchwil yn The Gazette ac ar draws ffynonellau newyddion rhanbarthol a sectoraidd. Nod y gwaith monitro yw cefnogi tîm Rheoli Argyfwng y Cyngor Archifau Busnes sy’n hwyluso’r gwaith o achub archifau busnesau blaenllaw sydd mewn perygl ledled y DU.
Mae’r canlyniadau monitro a ddychwelwyd hyd yma yn awgrymu bod mwyafrif helaeth o fusnesau sy’n mynd yn fethdalwyr yng Nghymru ar hyn o bryd yn gwmnïau sydd newydd eu sefydlu. Er enghraifft, rhwng mis Gorffennaf a mis Medi 2021, ymgorfforwyd bron i 90% o’r cwmnïau a nodwyd ar ôl 2000, a chafodd 70% eu hymgorffori ar ôl 2010. Er bod hyn yn dangos efallai na fydd y mathau o gwmnïau sy’n mynd yn fethdalwyr ar hyn o bryd yn cadw cofnodion o werth hanesyddol sylweddol, nodwyd eithriadau. Yn yr achosion hyn, mae manylion y busnes wedi’u trosglwyddo i wasanaeth archifau perthnasol gyda’r cynnig o gefnogaeth/cymorth lle gallai bod gan y gwasanaeth ddiddordeb mewn caffael eu cofnodion. Mae trafodaethau ar y gweill ar hyn o bryd gyda gweinyddwyr un sefydliad blaenllaw gyda’r bwriad o sicrhau bod rhai o’u cofnodion hanesyddol yn cael eu cadw gyda gwasanaeth archif lleol yn 2022
Elfen arall o’r prosiect yw arolwg cyson o fusnesau ac elusennau Cymru er mwyn ceisio samplu’r ystod o gofnodion sydd heb eu hadneuo, yn ogystal â’u trefniadau storio cyfredol. Cynigir canllawiau cyhoeddedig i’r sefydliadau sy’n cymryd rhan ar agweddau allweddol prosesau archifo a chadw cofnodion hanesyddol, a gwahoddir hwy i nodi eu diddordeb mewn adneuo eu cofnodion hanesyddol gyda gwasanaeth archif yn y dyfodol.
Fel allbwn mwy tymor hir i’r prosiect, rydym yn datblygu strategaeth i sicrhau y gall barhau i arolygu a monitro risg sefydliadau ledled Cymru yn y dyfodol. Mae’r strategaeth hon yn canolbwyntio ar ddarparu offer i alluogi gwasanaethau archif i gynnal arolygon a monitro yn eu hardaloedd lleol neu o fewn cylchoedd gwaith casglu ar sail pwnc. Mae pecyn cymorth ar-lein wrthi’n cael ei ddatblygu ar hyn o bryd a fydd yn cael ei gyhoeddi ar ôl ei gwblhau yn gynnar yn 2022 ar tudalennau y pecyn cymorth staff ar wefan ARCW. Bydd yn cynnwys:
- canllawiau rhyngweithiol y gellir eu lawrlwytho ar fonitro methdaliad
- canllawiau ar arolygon lleol a thematig, neu sectoraidd
- canllawiau ar gofnodion digidol sydd mewn perygl
- cofrestr polisiau datblygu casgliadau
- dogfennaeth enghreifftiol, gan gynnwys templedi ar gyfer gohebiaeth ag ymarferyddion ansolfedd, ac arolygu cofnodion o bell
- mynegai i ganllawiau proffesiynol gan gyrff allanol
Bydd dau weminar yn cael eu cynnal ym mis Ionawr – Chwefror 2002 i roi trosolwg o’r pecyn cymorth a sut y gellir ei ddefnyddio wrth gynnal arolwg o bell, a monitro risg.
Gemma Evans,
Swyddog Cofnodion mewn Perygl
