Elfen allweddol o’n prosiect Cofnodion mewn Perygl oedd datblygu fframwaith i gefnogi gwasanaethau archifau ledled Cymru i arolygu ac achub cofnodion sefydliadau preifat. Rydym wedi datblygu nifer o ddogfennau adnoddau a chanllawiau sy’n rhoi gwybodaeth am fonitro risg a chynnal arolygon cofnodion, gan ganolbwyntio ar waith a gynhelir o bell. Gobeithiwn y bydd y pecyn cymorth yn helpu gwasanaethau archifau i nodi a chefnogi sefydliadau allanol a allai fod â chofnodion bregus o werth archifol, boed hynny drwy eu helpu i gynnal archif fewnol, neu drwy gaffael casgliad sydd mewn perygl.
Pa fathau o adnoddau sydd ar gael?
Mae’r pecyn cymorth yn cynnwys amrywiaeth o adnoddau sy’n berthnasol i wasanaethau archifau sydd â diddordeb mewn monitro archifau a chofnodion sydd mewn perygl, yn ogystal ag arolygu cofnodion sefydliadau allanol. Mae hyn yn cynnwys yn benodol:
- Dogfen ganllaw a thiwtorial (fideo) ar gynnal arolygon cofnodion o bell. Mae hyn yn darparu gwybodaeth am gynllunio a gweithredu arolwg o arferion cadw cofnodion ymhlith sefydliadau allanol megis busnesau ac elusennau;
- Dogfen ganllaw a thiwtorial (fideo) ar fonitro risg ansolfedd ac achub cofnodion busnes. Mae hyn yn dilyn pob cam o’r broses o ymchwilio ac adnabod cwmnïau ansolfent sydd â chofnodion o werth archifol, i gysylltu ag ymarferwyr ansolfedd, a threfnu i roi cofnodion i’ch gwasanaeth.
- Canllawiau gan y Tîm Rheoli Argyfwng (CMT) ar achub cofnodion gan gwmnïau ansolfeidiol, gan gynnwys gwybodaeth i archifyddion ac ymarferwyr ansolfedd. Mae’r wybodaeth hon wedi’i hatgynhyrchu a’i chyfieithu i’r Gymraeg gyda chaniatâd y CMT, ac mae hefyd ar gael yn Saesneg ar eu gwefan.
- Cofrestr datblygu casgliadau sy’n cysylltu â pholisïau datblygu casgliadau cyfredol gwasanaethau archifau ledled Cymru. Nod y gofrestr yw darparu mynediad at bolisïau mewn un man i sicrhau bod y rhai sy’n ymwneud ag achub cofnodion, gan gynnwys archifyddion a rhoddwyr posibl, yn gallu nodi ystorfeydd a allai fod ar gael i gartrefu casgliad archif mewn perygl.
- Rhestr adnoddau a llyfryddiaeth gyda dolenni i adnoddau a gynhyrchir gan sefydliadau allanol.
Ble alla i ddod o hyd i’r adnoddau?
Bydd yr adnoddau’n cael eu cyhoeddi’n fuan ar dudalennau gwe pecyn cymorth staff Archifau Cymru. Ymhlith pynciau eraill sydd ar y pecyn cymorth ar hyn o bryd, gallwch ddod o hyd i wybodaeth ac adnoddau sy’n ymwneud â Pholisi Cadwraeth Ddigidol Cymru, rhaglen hyfforddi Diogelu’r Didau, ac adnoddau marchnata ar gyfer yr ymgyrch Archwiliwch eich Archif.
Pwy all ddefnyddio’r adnoddau?
Mae’r adnoddau Cofnodion mewn Perygl ar gael i’r cyhoedd ac ar gael i bawb a hoffai eu defnyddio. Maent wedi’u teilwra tuag at archifyddion a gwasanaethau archifau sy’n gweithredu yng Nghymru ond gallant fod o gymorth i unrhyw un sydd â diddordeb mewn arolygu ac achub archifau a chofnodion sefydliadau preifat.
Sut alla i gael rhagor o wybodaeth am yr adnoddau?
Bydd cyflwyniad i’r adnoddau Cofnodion mewn Perygl yn cael ei ddarparu yn Fforwm Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru ar ddydd Mawrth, 22ain o Fawrth 2022. Byddwn hefyd yn croesawu siaradwyr gwadd i drafod eu profiadau o achub ac arolygu cofnodion, gan gynnwys cyfraniadau gan gynrychiolwyr o’r Archifau Cenedlaethol, The Ballast Trust, a Llyfrgell ac Archifau Hanes Lleol Tower Hamlets. E-bostiwch archifau.cymru os hoffech gofrestru ar gyfer y digwyddiad.
Mae’r prosiect i gynhyrchu’r adnoddau Cofnodion mewn Perygl ar ran Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru wedi cael ei gyllido gan Gronfa Archifau Covid-19 yr Archifau Cenedlaethol.
Gemma Evans,
Rheolwr Prosiect Cofnodion mewn Perygl,
Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru
