Site icon Archifau Cymru

Canllawiau gan y Tîm Rheoli Argyfwng

Atgynhyrchir y canllawiau canlynol gyda chaniatâd y Tîm Rheoli Argyfwng. Gallwch weld y canllawiau gwreiddiol (yn Saesneg) a gwybodaeth bellach ar wefan y Tîm Rheoli Argyfwng yn: https://managingbusinessarchives.co.uk/getting-started/business-archives-risk/crisis-management-team/

Cyngor i archifwyr

Y CAM CYNTAF: CYSYLLTU

Cysylltwch â’r cwmni os yw’n dal yn gweithredu, a chysylltu â’r bobl sydd wedi’u henwi i fod yn weinyddwr (administrator), diddymwr (liquidator), neu dderbynnydd (receiver). Dylai’r asiant ansolfedd a’u manylion cyswllt fod wedi’u hysbysebu; gallwch hefyd edrych yn The Gazette i gael y wybodaeth hon. Galwad ffôn sydd orau yn y lle cyntaf; mae’n debygol y gofynnir i chi am fanylion yn ysgrifenedig.

Wrth ffonio…

TEMPLED AR GYFER LLYTHYR

Annwyl ___________

Fy enw i yw _____ a fy rôl yw ___________.

[Nodwch gefndir yr ymholiad, gan gynnwys unrhyw gyswllt blaenorol, pwysigrwydd y cwmni/cofnodion ac archifau tebygol a’r dystiolaeth, os oes, o fodolaeth archif.]

Fy mhrif ystyriaeth yw dod i wybod am gofnodion hanesyddol X [enw’r cwmni] a’u diogelu ar gyfer cenedlaethau’r dyfodol. Os oes unrhyw bosibilrwydd y bydd y cofnodion yn cael eu dinistrio neu eu gwaredu ryw ffordd arall, bydd Y [cadwrfa archifau] yn fwy na bodlon cynnig rhoi cartref i’r casgliad neu gydweithio â phartïon perthnasol i sicrhau eu bod yn cael eu diogelu.

Rwy’n holi a oes modd cael manylion cyswllt ar gyfer y person neu’r adran briodol yn X [enw’r cwmni] er mwyn i mi fedru trafod diogelu’r archif busnes hon sydd o bwysigrwydd hanesyddol.

Rwyf hefyd wedi siarad â X [soniwch am unrhyw gorff ehangach neu berson o awdurdod hanesyddol y cysylltwyd â hwy hefyd] a byddant hwy yn cysylltu â chi ar wahân i drafod diogelu archifau X.

Gobeithiaf ddilyn y llythyr hwn gyda galwad ffôn yr wythnos nesaf.

Yn gywir, _______________

 ADNABOD DEUNYDD ARCHIF

Mae’n bosibl na fydd modd cynnal trafodaethau manwl na gwneud trefniadau pellach hyd nes bod dyfodol y busnes wedi’i gynllunio. Fodd bynnag, mae camau eraill y gallwch eu cymryd.

Ceisiwch gadw mewn cysylltiad rheolaidd a sicrhau eich bod yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygiadau ac unrhyw derfynau amser cysylltiedig.

Ceisiwch gael gafael ar unrhyw restriadau sy’n bodoli eisoes a gweld yr archifau in situ cyn iddynt gael eu symud a bod adeiladau’n cael eu gwerthu. Mae cofnodion nad ydynt yn hanfodol i’r busnes yng ngolwg y gweinyddwr, diddymwr, neu dderbynnydd yn aml yn cael eu gadael ar ôl mewn adeiladau. Bydd cael mynediad atynt yn mynd yn anoddach wrth i amser fynd rhagddo, ac mae cwestiynau ynghylch perchnogaeth deunydd archifol yn mynd yn fwy cymhleth pan fydd adeiladau yn nwylo trydydd parti.

Byddwch yn barod i dalu costau yn ymwneud ag agor adeilad gwag i weld yr archifau sydd ynddo, ac/neu gostau nôl bocsys a gedwir mewn storfa oddi ar y safle.

Ceisiwch gysylltu â staff y cwmni a gofyn iddyn nhw rannu unrhyw restriadau os ydynt ar gael iddynt, ac/neu eich tywys i’r prif gyfresi cofnodion; gofynnwch hefyd a oes unrhyw wybodaeth berthnasol arall y gallant ei rhoi i chi – cofiwch, efallai na fyddent yn meddwl ei fod yn berthnasol, felly gofynnwch gwestiynau!

Cofiwch feddwl am gofnodion digidol yn ogystal ag analog: a oes serfwyr, gyriannau caled? Pwy all ddweud wrthych beth yw’r cyfrineiriau ar gyfer y rhain?

COFIWCH AM GOFNODION CYFREDOL

Bydd y gweinyddwr, diddymwr, neu dderbynnydd yn mynd â chofnodion cyfredol sy’n angenrheidiol ar gyfer eu gwaith. Efallai y bydd gan rai o’r rhain werth archifol ac os felly, dylid eu clustnodi ar gyfer eu trosglwyddo’n ddiweddarach.

Y drefn arferol yw bod cofnodion sydd gan weinyddwr, diddymwr, neu dderbynnydd yn cael eu dinistrio ar ôl cyfnod penodol pan fydd busnes wedi’i ddiddymu. Dylech sicrhau eich bod yn nodi ac yn trafod trosglwyddo’r cofnodion hyn cyn i’r cyfnod hwn ddod i ben (gall fod mor fyr â chwe mis!).

TROSGLWYDDO PERCHNOGAETH

Dylai gwasanaethau archifau sicrhau trosglwyddo perchnogaeth cofnodion a achubwyd a dylai ddarparu cytundeb rhodd i’w lofnodi gan y gweinyddwr, y diddymwr, neu’r derbynnydd.

Dylai’r cytundeb gyfeirio at unrhyw ddeddfwriaeth berthnasol, a rhyddhau’r rhoddwr o unrhyw atebolrwydd cyfreithiol am y cofnodion/archif unwaith y byddant yn cael eu rhoi. Gwnewch yn siŵr fod hawlfraint yn cael ei gynnwys!

CYTUNDEB RHODD

Yn ddelfrydol, dylai’r archifdy/cadwrfa ddarparu cytundeb rhodd arbennig i’r diddymwr er mwyn ffurfioli’r broses o roi’r archif/cofnodion. Ar frig y cytundeb dylid cael y dyddiad ac enw a chyfeiriad y rhoddwr (h.y. enw llawn y busnes sy’n cael ei ddiddymu gyda’i gyfeiriad cofrestredig) ynghyd â’r ymadrodd ‘Wrth ymddatod’ / ‘In Liquidation’.

Dylai’r cytundeb gyfeirio at y math o ddiddymiad/datodiad a phenodiad y diddymwr; dylai amlinellu nad yw’r diddymwr yn derbyn unrhyw atebolrwydd sy’n codi o archifau’r rhoddwr yn y dyfodol ac amlinellu bod y rhoddwr yn trosglwyddo’r berchnogaeth i’r gadwrfa ynghyd ag unrhyw fuddiant hawlfraint sydd gan y rhoddwr. Dylai’r rhodd gael ei gweithredu (sef ei chyflawni a’i llofnodi) gan y Diddymwr dan bwerau sydd yn Neddf Ansolfedd 1986 ar ran y busnes sy’n rhoi wrth iddo ymddatod.

Isod ceir enghreifftiau o gymalau allweddol a ddefnyddiwyd yn llwyddiannus gan gadwrfeydd ac archifdai. Mae’r cymal cyntaf isod yn rhoi opsiynau y dylid eu dileu fel y bo’n briodol yn dibynnu ar y math o ddiddymu sy’n digwydd i’r cwmni:

Ym mhob cam o’r broses, cysylltwch â’r Tîm Rheoli Argyfwng i roi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt; mae’r Tîm hefyd yn gallu rhoi cyngor a chymorth pellach i chi ar unrhyw adeg.

I gael rhagor o wybodaeth am y Tîm Rheoli Argyfwng, gweler: https://managingbusinessarchives.co.uk/getting-started/business-archives-risk/crisis-management-team/

Cyngor i ymarferwyr ansolfedd

Sut y gall Ymarferwyr Ansolfedd Achub Archifau

CHWARAEWCH EICH RHAN I DDIOGELU HANES

Mae’r canllaw hwn wedi’i lunio ar gyfer ymarferwyr ansolfedd. Ei fwriad yw eich helpu i sicrhau bod cofnodion ac archifau o werth hanesyddol yn goroesi pan fo busnes neu sefydliad elusennol yn methu. Cymeradwywyd y canllaw hwn gan y Cyngor Archifau Busnes.

2 Chwefror 2021. Fersiwn 2

BETH YW ARCHIFAU?

Mae archifau yn gofnodion sy’n cael eu cadw am eu bod yn cynnwys gwybodaeth o werth hanesyddol. Gallant fod yn bwysig at ddibenion cyfreithiol. Mae gan archifau hefyd werth ar gyfer ymchwil hanes cymdeithasol ac economaidd, hanes teuluol a hanes lleol. Mae archifau yn adrodd hanes sefydliad a’i ardal. Maent yn dyst a rennir i gyfraniadau’r bobl a fu’n gweithio iddo, a’r rheiny a fu’n gysylltiedig ag ef.

Gall cofnodion fod mewn copi caled, megis llyfrau cofnodion, llythyrau, cynlluniau adeiladu, neu ffotograffau. Gallant hefyd fod yn ddigidol, megis taenlenni, ffotograffau digidol, dogfennau, neu e-byst. Gall y rhain fod ar yriant caled, cyfryngau y gellir eu symud, storio cwmwl neu serfwyr.

MANTEISION I YMARFERWYR ANSOLFEDD

Mae gan ymarferwyr ansolfedd rôl bwysig. Gallant helpu i sicrhau bod archifau’n goroesi pan fydd busnes neu sefydliad elusennol yn methu.

Yn eu tro, mae gan weinyddwyr a diddymwyr y manteision canlynol:

Dyma’r hyn a ddywedodd Katie Hudson, Derbynnydd Swyddogol, yn y Gwasanaeth Ansolfedd:

Roeddem yn awyddus i sicrhau bod archifau hanesyddol Thomas Cook yn dod o hyd i gartref priodol. Roedd y Tîm Rheoli Argyfwng ar gyfer Archifau Busnes wedi ein cynorthwyo â’r broses – a honno wedi mynd yn llyfn iawn – gan ein galluogi i drosglwyddo’r archif i Swyddfa Gofnodion Swydd Gaerlŷr, Caerlŷr a Rutland. Mae gan y Swyddfa Gofnodion gynlluniau gwych ar gyfer yr archif a bydd ymchwilwyr yn gallu defnyddio’r cofnodion am genedlaethau i ddod.

Bydd y canllaw canlynol yn eich helpu i achub cofnodion o werth hanesyddol.

Ni ddylech gael gwared ar gofnodion cyn dechrau ar y broses hon, gan y gall archifau gael eu colli. Lle bo’n bosibl, dylech gadw cofnodion yn y drefn y byddwch yn dod o hyd iddynt. Mae eu lleoliad yn rhoi gwybodaeth gyd-destunol bwysig i archifwyr a byddant yn llywio eu gwaith.

Cysylltwch â’r Tîm Rheoli Argyfwng ar gyfer Archifau Busnes i gael cyngor. Gallant weithredu fel y pwynt cyswllt rhwng ymarferwyr ansolfedd a’r sector archifau. Nid oes unrhyw gost yn gysylltiedig â’r cyngor hwn.

DIWYDRWYDD DYLADWY: BETH SYDD ANGEN I CHI EI WNEUD

Mae gan fusnesau o bob math gofnodion sy’n deilwng o gael eu cadw’n barhaol. Mae’n enwedig o bwysig diogelu archifau cwmnïau hirsefydlog o bwysigrwydd lleol neu genedlaethol. Mae archifau cwmnïau lleol neu genedlaethol a sefydlwyd yn ddiweddar hefyd yn bwysig, er enghraifft mewn sectorau o arwyddocâd cyfoes. Byddant yn adrodd hanes busnes yn yr unfed ganrif ar hugain. Bydd gan unrhyw fusnes sy’n adnabyddus neu a sefydlwyd mewn cymuned benodol, boed o ran lleoliad neu arferion, gofnodion o ddiddordeb hefyd.

Os nad ydych yn siŵr a oes gan fusnes gofnodion/archif a allai fod yn deilwng o gael eu diogelu’n barhaol, cysylltwch â’r Tîm Rheoli Argyfwng ar gyfer Archifau Busnes i gael cyngor.

  1. Darganfyddwch a oes archif hanesyddol eisoes yn bodoli yn fewnol ac wedi’i chadw mewn lleoliad(au) penodol. Os oes archifau wedi’u rheoli, yna fel arfer mae yna restrau a chofnodion defnyddiol ar eu defnydd yn y gorffennol. Mae’r rhain yn disgrifio’r cynnwys ac yn rhoi tystiolaeth o werth y cofnodion i’r sefydliad ac i ymchwilwyr. Gall y staff sydd wedi gofalu am y cofnodion/archif gynnwys archifydd(ion) hyfforddedig. Byddant yn amhrisiadwy fel ffynonellau ar benderfyniadau a gofynion y gorffennol. Dylai busnesau sydd ag archif gorfforaethol a reolir fod â chynllun ymadael.
  2. Os nad oes archif wedi’i chasglu’n benodol, lluniwch grynodeb byr o’r mathau o gofnodion a welsoch a’u lleoliad. Gall hyn fod ar y safle, ar yriant caled a gyriannau a rennir ac/neu mewn storfa oddi ar y safle. Dylech gynnwys gwybodaeth am yr amrediad dyddiad sydd ynddynt, a’u fformat. Rydym yn rhestru mathau o gofnodion cyffredin yn yr adran Cwestiynau Aml (isod). Gall unrhyw arteffactau (er enghraifft, arwyddion, darluniau neu offer) fod yn rhan o’r archif ac/neu fod yn addas ar gyfer oriel gelf neu gasgliad amgueddfa yn y dyfodol. Cofiwch y gallwch ofyn am gyngor gan archifdy ac/neu Gymdeithas yr Amgueddfeydd.
  3. Gofynnwch i staff y cwmni/sefydliad a oes unrhyw gofnodion eisoes wedi’u rhoi i gadwrfa archifau. Os nad yw’n glir a yw hynny wedi digwydd ai peidio, ewch i Gatalog Darganfod yr Archifau Gwladol/National Archives o dan ‘Record Creators’. Gallwch hefyd gysylltu â’r Tîm Rheoli Argyfwng ar gyfer Archifau Busnes i gael cyngor.

Os yw archifau eisoes wedi’u hadneuo:

Os nad yw cofnodion wedi’u hadneuo â chadwrfa archifau:

CWESTIYNAU AML

Pa fathau o gofnodion y dylem fod yn chwilio amdanynt?

Mae cofnodion swyddogol ac answyddogol yn bwysig, ar bapur ac ar ffurf ddigidol. Gallai hyn fod yn ddeunydd hŷn neu’n gofnodion diweddar sy’n adrodd hanes y cwmni. Mae mathau cyffredin o ddogfennau archif yn cynnwys y canlynol:

Mae’n rhaid i ymarferwyr ansolfedd gadw rhai cofnodion cwmni. Beth ddylai ddigwydd i’r cofnodion hyn unwaith y bydd y gwaith ar ben?

Rhowch wybod i’r gwasanaeth archifau am y cofnodion mwy diweddar yr ydych yn eu cadw. Dywedwch wrthyn nhw am ba mor hir rydych chi’n bwriadu eu cadw. Bydd y gwasanaeth archifau yn cytuno â chi pryd y gellid trosglwyddo’r cofnodion hyn iddynt. Bydd trosglwyddo yn sicrhau eu bod yn ymuno â phrif gofnodion y busnes.

Beth am Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) y Deyrnas Unedig?

Mae GDPR y DU yn rhan o Ddeddf Diogelu Data 2018. Nid yw’r rheoliad yn ei gwneud yn ofynnol dinistrio’r holl gofnodion sy’n cynnwys data personol. Mae gan y ddeddfwriaeth eithriad pwysig: archifo er budd y cyhoedd. Mae hyn yn cydnabod y gall gwerth hanesyddol fod i gofnodion allweddol sy’n cynnwys data personol am bobl sy’n dal yn fyw. Bydd y gwasanaeth archifau yn cyfyngu ar y mynediad i eitemau sy’n cynnwys data personol o’r fath. Dylech gadw cofnodion sy’n cynnwys data personol er mwyn i’r gwasanaeth archifau eu gwerthuso ac i’w staff ddewis eitemau i’w cadw. Rhaid gwaredu deunydd a bennwyd i’w ddinistrio mewn ffordd ddiogel.

Mae’r Archifau Gwladol wedi cyhoeddi canllawiau ar Archifo Data Personol yn unol â Deddf Diogelu Data 2018.

Beth yw gweithred roddi?

Mae gweithred roddi yn trosglwyddo perchnogaeth o’r cofnodion i gadwrfa’r archif. Y gweinyddwr neu’r diddymwr sy’n llofnodi’r trosglwyddo’r deunydd ar ran sefydliad ansolfent. Y gadwrfa archifau sydd fel arfer yn cyflenwi’r cytundeb i’w lofnodi. Mae’r weithred yn crynhoi’r archif a chyfrifoldebau. Mae cymal yn rhyddhau ymarferwyr ansolfedd o gyfrifoldebau neu rwymedigaethau a allai godi yn y dyfodol. I gael manylion ar beth i’w ddisgwyl, gweler canllawiau cyhoeddedig ar gyfer archifwyr.

Beth fydd yn digwydd i’r cofnodion/archif ar ôl i’r gadwrfa/archifdy eu cael?

Gallai’r adneuo fod yn gyfle i gyhoeddi newyddion da. Y gadwrfa/archifdy fydd yn talu am gadw’r archifau. Bydd mynediad atynt yn cydymffurfio â deddfwriaeth sy’n ymwneud â diogelu data. Bydd y gadwrfa:

Efallai y bydd staff blaenorol neu gwsmeriaid yn gallu cyfrannu at gatalogio a digwyddiadau.

A allwch fy nghyfeirio at enghreifftiau llwyddiannus o’r broses hon?

Darllenwch astudiaethau achos diweddar ar wefan Managing Business Archives

© 2022 Managing Business Archives

Exit mobile version