Mae arferion cadw cofnodion a chadwraeth ddigidol cadarn yn ganolog i reoli gwybodaeth, ac i sicrhau treftadaeth ddiwylliannol busnesau beth bynnag yw eu maint. Fodd bynnag, drwy’r arolwg a gynhaliwyd fel rhan o’n prosiect Cofnodion mewn Perygl, canfuom mai ychydig o ganllawiau sydd yn bodoli ar gadw cofnodion digidol sydd wedi’u hanelu’n benodol at gwmnïau bach. Er mwyn mynd i’r afael â hyn, mae’r Glymblaid Cadwraeth Ddigidol (DPC) wedi cyhoeddi dogfen ganllaw a gomisiynwyd gan Gyngor Archifau a Chofnodion Cymru sy’n amlinellu arferion gorau ar gyfer sefydliadau bach ac yn eu cynorthwyo i weithredu eu camau cyntaf tuag at gadwraeth ddigidol.
Mae’r ddogfen yn cynnwys cyflwyniad deg cam ar sut y gall busnesau bach ddechrau gweithredu arferion gorau cadwraeth ddigidol, gan gynnwys:
- cadw cofnodion;
- enwi a threfnu ffeiliau;
- dogfennaeth cadwraeth;
- fformatau ffeiliau a storio;
- seiberddiogelwch; a
- cynllunio ar gyfer cadwraeth hirdymor.
Mae’r canllawiau hefyd yn amlinellu arwyddocâd cadw cofnodion digidol a rhai o’r camsyniadau ynghylch arferion cadwraeth ddigidol. Mae’r canllawiau ar gael yn Gymraeg ac yn Saesneg, ac maent wedi’i anelu at fusnesau bach nad oes ganddynt bolisi cadwraeth ar waith, ac nad ydynt o bosibl yn cyflogi gweithwyr TG na gweithwyr gwybodaeth proffesiynol. Cyhoeddir y ddogfen o dan Drwydded Llywodraeth Agored ac rydym yn annog unrhyw fusnesau bach o fewn y cymunedau rydych chi’n eu gwasanaethu i’w dosbarthu.
Hoffem ddiolch i’r Glymblaid Cadwraeth Ddigidol am awdurdodi’r canllawiau hyn a Chronfa Archifau Covid-19 yr Archifau Gwladol a alluogodd eu cyhoeddi.