Trosolwg o Becyn Cymorth Cofnodion mewn Perygl
Mae’r adnoddau a’r canllawiau canlynol yn ymwneud â chynnal arolwg ar gofnodion a monitro’r risg. Maent wedi’u dwyn ynghyd fel rhan o brosiect Cofnodion mewn Perygl Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru, prosiect a ariennir gan Gronfa Archifau Covid-19 yr Archifau Gwladol.
Mae prif elfennau ffocws y prosiect wedi cynnwys:
- monitro parhaus ar gwmnïau sydd mewn trafferthion ariannol ledled Cymru er mwyn canfod a oes unrhyw un ohonynt yn gartref i gasgliadau bregus sydd â gwerth archifol posibl;
- cynnal arolwg o bell ar gadw cofnodion ymhlith busnesau ac elusennau yng Nghymru i nodi cyfleoedd i gefnogi cadwraeth archifol fewnol neu gadwrfa archif allanol o bosibl yn eu caffael.
Trefnwyd y canllawiau isod yn ddau brif linyn hefyd. Mae’r cyntaf (‘Adnoddau Cofnodion mewn Perygl’) yn rhoi gwybodaeth am ganfod ac achub archifau a chofnodion sydd mewn perygl mewn cwmnïau ansolfent. Mae’n cynnwys canllawiau a grëwyd ar ran CACC fel rhan o’r prosiect Cofnodion mewn Perygl ei hun, yn ogystal ag adnoddau gan bartneriaid allanol megis y Tîm Rheoli Argyfwng.
Mae’r ail (‘Adnoddau yn ymwneud â sut i gynnal arolwg o gofnodion’) yn cynnwys canllawiau ar sut i gynnal arolwg o bell ar gadw cofnodion mewn sefydliadau allanol fel elusennau a busnesau, ynghyd â dolenni i adnoddau allanol ychwanegol ynghylch cynnal arolygon ar gofnodion yn fwy cyffredinol.
Yn y dyfodol, bydd y pecyn cymorth hwn hefyd yn ffordd i fusnesau bychain gael canllawiau ar gadwraeth ddigidol; sef canllawiau wedi’u comisiynu gan CACC ac sydd wrthi’n cael ei ddatblygu gan y Gynghrair Cadwraeth Ddigidol gyda’r bwriad ar hyn o bryd o’u cyhoeddi ym mis Mehefin 2022.
Adnoddau Cofnodion mewn Perygl
canllawiau cacc: Monitro Ansolfedd ac Achub Cofnodion Busnes
Ar y tudalen yma mae trosolwg o’r broses o achub cofnodion busnes sydd mewn perygl oherwydd problemau ariannol y cwmni, a’r camau gweithredu o’r brosesau ymchwilio a monitro hyd at gaffael cofnodion gan gwmni ansolfent.
Adnoddau yn ymwneud â sut i gynnal arolwg o gofnodion
Cynnal Arolwg o Bell ar Gofnodion: Canllawiau i wasanaethau archifau
Yn y ddogfen hon ceir amlinelliad o’r broses achub cofnodion busnes, a hynny o’r cam ymchwil a monitro hyd at gaffael cofnodion cwmni ansolfent. Mae’n cynnwys canllawiau ar derminoleg ansolfedd gorfforaethol, gan gynnwys y termau pwysicaf ar gyfer archifyddion, a chyngor ar sut i gysylltu ag ymarferwyr ansolfedd.
Cadwraeth ddigidol i fusnesau bychain: canllaw rhagarweiniol
Mae’r ddogfen yn cynnwys cyflwyniad deg cam ar sut y gall busnesau bach ddechrau gweithredu arferion gorau cadwraeth ddigidol. Mae’r canllawiau hefyd yn amlinellu arwyddocâd cadw cofnodion digidol a rhai o’r camsyniadau ynghylch arferion cadwraeth ddigidol.
Cofrestr polisïau datblygu casgliadau yng ngwasanaethau archifau Cymru
Rydym wedi datblygu cofrestr o bolisïau datblygu casgliadau nifer o wasanaethau archifau i helpu gwasanaethau, darpar roddwyr, ac unigolion eraill i nodi’r lleoliadau mwyaf addas i gartrefu archifau a chofnodion ledled Cymru.
Mae’r dolenni isod yn mynd â chi i’r dudalen berthnasol ar gyfer pob gwasanaeth archifau. Yma gallwch weld eu polisïau datblygu casgliadau neu gael rhagor o wybodaeth am eu cylch gwaith casglu a’u canllawiau adneuo.