Rydym i gyd yn creu cofnodion. Mae eu hangen arnom er mwyn gwneud ein gwahanol weithgareddau o ddydd i ddydd. Mae rhai o’r cofnodion hyn yn arbennig o bwysig, ac rydym yn sicrhau ein bod yn eu cadw cyn hired ag sydd eu hangen. Fe benderfynwn gadw rhai am byth, a dyma yw ein harchifau.
Mae sefydliadau o bob math yn creu cofnodion yn yr un ffordd; maent yn cadw’r rhan fwyaf ohonynt am ba hyd bynnag sydd eu hangen yn unig, ond maent yn cadw rhai eraill am byth. Dyma, wedyn, yw archifau’r sefydliad.
Weithiau, ni fydd unigolion a sefydliadau mor drefnus; efallai na chedwir cofnodion yn fwriadol, ond byddant yn goroesi trwy ddamwain. Efallai y cânt eu canfod yn hwyrach gan bobl eraill a fydd yn penderfynu ei fod yn werth cadw rhai o’r cofnodion, neu gadw’r cofnodion i gyd, oherwydd eu pwysigrwydd hanesyddol.
Deunydd crai hanes yw’r archifau hyn – yr holl archifau o’r gorffennol, a’r archifau sy’n cael eu creu yn awr. Maent yn dweud wrthym beth wnaeth unigolion neu sefydliadau, sut y’u gwnaethant ac, weithiau, pam y’u gwnaethant. Maent yn dweud wrthym beth roedd pobl yn ei feddwl weithiau, hefyd. Gallwn gysylltu’n uniongyrchol â chenedlaethau’r gorffennol trwy ddefnyddio archifau.